Tối ưu cách làm việc của Biên tập viên trong blog đa tác giả

Quản lý một blog có nhiều tác giả quả thật là rất bận rộn. Một cách làm việc tốt là điều cần thiết cho blog có nhiều tác giả để hoạt động trơn tru. Vậy làm thế nào để cải thiện cách việc của các biên tập viên, trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu một plugin thường hay được sử dụng gọi là Edit Flow. Nó giúp cho bạn làm việc với đội ngũ biên tập viên của bạn, tạo ra một đội ngũ biên tập có tổ chức với năng suất cao hơn.

Đầu tiên là bạn cài đặt plugin Edit Flow. Đây là một trong những plugin miễn phí tốt nhất cho Wordrpess. Sau khi kích hoạt một menu Edit Flow sẽ được thêm vào admin sidebar, dưới đây là cách sử dụng nó.

Xác định các giai đoạn của quy trình làm việc

Edit flow mang đến một tính năng gọi là Custom Statuses, cho phép bạn xác định các giai đoạn của quy trình làm việc. Ví dụ một quy trình làm việc như sau:

• Draft: Mặc định auto-saves hoặc bất kỳ bài viết un-assigned
• Pitch: Lên ý tưởng
• Assigned: Editor hoặc Admin giao ý tưởng viết bài cho tác giả
• In Progress: Tác giả đặt nó ở chế độ này để mọi người biết ý tưởng bài viết đó đang được thực hiện
• Pending Review: Sau khi viết xong, tác giả gửi nó cho Editor xem
• Ready to Publish: Editor đánh giá và đặt bài viết vào chế độ sẵn sàng xuất bản

Để tạo custom statuses, tất cả những gì bạn cần làm là vào Edit Flow » Custom Statuses.

Bạn có thể sắp xếp các bài viết bởi custom statuses ở trong giao diện viết bài của bài, bạn có thể kéo thả cho mỗi bài mà bạn có thể xác định được tình trạng. Ngoài ra bạn cũng có thể nhìn thấy tiến độ trong calendar.

Biên tập Comments và Notification

Việc giao tiếp giữa các tác giả trong blog là rất quan trọng. Edit Flow có lựa chọn cho phép biên tập comments cũng như là các notifications. Về cơ bản, biên tập comments cho phép thảo luận riêng giữa tác giả và editors. Notifications giúp cho bạn nhận được cập nhật kịp thời các thông tin mà bạn theo dõi (như việc thay đổi tình trạng bài viết, bình luận mới…)

Bạn cũng có thể chọn một users nào đó để có thể nhận được notifications. Chủ yếu là tác giả và người biên tập cho một bài viết cụ thể. Những tính năng này thực sự giúp cho bài viết được thực hiện tốt.

Editorial Metadata

Có một tính năng nhỏ gọn được gọi là Editorial Metadata, nó theo dõi những chi tiết quan trọng. Điều này có thể rất quan trọng với một số blog. Chúng tôi thường sử dụng nó cho việc giao kết thời hạn như ngày bắt đầu bản dự thảo và ngày làm xong…

Bạn có thể thêm nhiều fields khác vào editorial metadata bằng cách vào Edit Flow » Editorial Meta Data.

Calendar

Calendar cung cấp cho bạn một cái nhìn thuận tiện hàng tháng ở nội dung của bạn, dưới đây là ví dụ về kế hoạch viết bài trong tháng

Về cơ bản, Calendar cho bạn thấy kế hoạch viết bài và tiến độ viết bài trong nhóm tác giả của blog.

Tính năng khác

Có những tính năng khác như là Story Budget và User groups mà chúng tôi không sử dụng đến. Bạn có thể sử dụng chúng nếu bạn cần. Plugin này cũng có các hooks để mở rộng tính năng, tuy nhiên chúng tôi cũng chưa có nhu cầu làm điều đó.

Nếu blog bạn có nhiều tác giả, chúng tôi đảm bảo rằng nó chắc chắn sẽ cải thiện công việc biên tập của bạn và tất nhiên là blog của bạn sẽ làm việc rất là chuyên nghiệp nữa.